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第1篇 职场中的交流沟通3

第1章 科技交流概论3

1.1 什么是科技交流3

1.2 科技交流是一种数字化人际交往4

1.3 科技交流的受众遍布全球4

1.4 科技交流是大多数职业的工作内容5

1.5 科技交流沟通人员要扮演多种角色6

1.6 科技交流的主要特点6

1.6.1 面向读者6

1.6.2 易于接受并且有效7

1.6.3 通常是团队合作的结果7

1.6.4 纸质版本和电子版本7

1.7 科技交流的目的9

1.7.1 提供信息的文档9

1.7.2 指南性的文档10

1.7.3 说服性文档10

1.8 如何准备有效的科技文档10

第2章 适应受众需求14

2.1 分析文档受众和目的15

2.1.1 首要受众和其他受众15

2.1.2 你和读者之间的关系15

2.1.3 文档的目的15

2.1.4 首要目的和次要目的16

2.1.5 文档的预期用途16

2.2 评估读者的科技背景16

2.2.1 高度技术性的受众16

2.2.2 半技术性受众17

2.2.3 非技术性受众18

2.2.4 具有不同技术背景的受众19

2.2.5 基于Web面向多类受众的文档19

2.3 确定受众的文化背景20

2.4 设想读者的偏好21

2.4.1 篇幅和详细程度21

2.4.2 格式和媒体21

2.4.3 语气21

2.4.4 时间要求22

2.4.5 预算22

2.5 编写一份读者和目标概要23

2.6 文档可用性检查24

第3章 说服你的受众28

3.1 确定要说服的具体目标29

3.2 尝试预计受众的反应30

3.3 预期受众的抵制31

3.4 学会与受众沟通31

3.5 要准备妥协33

3.6 要求明确的反应34

3.7 不提过分要求34

3.8 了解所有的约束条件34

3.8.1 组织机构的约束35

3.8.2 法律约束35

3.8.3 道德约束36

3.8.4 时间约束36

3.8.5 社会和心理学约束36

3.9 对你的诉求提供有说服力的支持38

3.9.1 提供充足的理由39

3.9.2 论述共同的目标和价值40

3.10 考虑文化因素40

3.11 形成你的论证44

第4章 权衡道德操守48

4.1 什么是职场中的不道德交流49

4.2 了解违反道德规范的主要原因49

4.2.1 屈服于社会压力50

4.2.2 误将群体思维当作团队合作50

4.3 了解通信滥用的潜在可能性51

4.3.1 压制公众需要的信息51

4.3.2 掩盖利益冲突51

4.3.3 对技术的夸大宣传52

4.3.4 篡改和伪造数据52

4.3.5 使用掩盖真相的图像52

4.3.6 窃取或泄露专属信息52

4.3.7 滥用电子信息52

4.3.8 截留他人工作所需信息53

4.3.9 从文化差异中谋求利益53

4.4 用批判性思维做出道德判断53

4.4.1 道德判断的合理准则53

4.4.2 两难的道德抉择54

4.5 预期某些困难抉择55

4.6 不要仅仅依赖法律准绳56

4.7 认识剽窃57

4.7.1 公然剽窃和非故意剽窃57

4.7.2 剽窃和互联网58

4.7.3 剽窃和你的职业生涯58

4.8 确定何时以及如何举报剽窃59

第5章 团队合作和全球考虑65

5.1 团队合作和项目管理65

5.2 虚拟会议68

5.3 面对面的会议68

5.4 团队中的冲突来源69

5.4.1 人际差异69

5.4.2 性别差异70

5.4.3 文化差异70

5.5 处理团队中的冲突70

5.6 通过积极倾听消除差异71

5.7 创造性的思维72

5.7.1 从召集智囊会议开始72

5.7.2 信息化智囊会议72

5.7.3 思维导图73

5.7.4 情节脚本74

5.8 审阅和编辑他人的工作74

5.9 职场合作中的不道德行为75

5.9.1 胁迫同事76

5.9.2 攫取他人成果76

5.9.3 隐瞒信息76

5.10 团队合作中的全球考虑76

第6章 科技写作过程概述83

6.1 写作过程中的批判性思维84

6.2 一个写作实例84

6.2.1 处理信息86

6.2.2 设计文档87

6.2.3 起草文档89

6.2.4 修订文档89

6.3 最后一步：校对92

6.4 数字技术和写作过程93

第2篇 调研过程99

第7章 对调研过程的批判性思维99

7.1 提出恰当的问题100

7.2 寻求平衡的观点101

7.3 要有足够的调研深度101

7.4 评估你的发现102

7.5 解释你的发现103

7.6 初级信息来源和次级信息来源103

7.7 挖掘次级信息源103

7.7.1 基于网络的次级信息源104

7.7.2 用Google寻找次级信息源104

7.7.3 用维基百科寻找信息源104

7.7.4 其他网上次级信息源104

7.7.5 传统的次级资料来源108

7.8 挖掘初级信息源110

7.8.1 主动征询110

7.8.2 获取信息的访谈111

7.8.3 调查113

7.8.4 观察和实验117

第8章 对信息的评估和解释122

8.1 评价信息来源123

8.2 评价证据124

8.3 解释你的调研结果125

8.3.1 确认你的肯定程度125

8.3.2 考察调研工作背后的假设126

8.3.3 警觉个人偏向126

8.3.4 考虑其他可能的解释127

8.4 避免歪曲的和不道德的推理128

8.4.1 错误的推广128

8.4.2 错误的因果推理129

8.4.3 错误的统计分析130

8.5 承认研究的局限性133

8.5.1 有效性和可靠性的障碍133

8.5.2 研究中的瑕疵134

8.5.3 欺骗性报告134

第9章 调研结果和其他信息的提要139

9.1 考虑读者和目的139

9.2 读者对提要的期望140

9.3 撰写提要的一个实例142

9.4 特殊类型的提要145

9.4.1 结尾提要146

9.4.2 信息性摘要（“提要”）146

9.4.3 描述性摘要（“摘要”）146

9.4.4 执行摘要147

9.5 撰写提要中的道德问题和全球考虑148

第3篇 科技文档的结构、风格、形象化设计153

第10章 面向读者确定写作结构153

10.1 职场中文档的典型形式153

10.2 大纲156

10.2.1 制定大纲的策略156

10.2.2 正式大纲156

10.3 脚本159

10.4 段落160

10.4.1 支持性段落160

10.4.2 论点句161

10.4.3 段落一致性161

10.4.4 段落连贯性161

10.4.5 段落长度162

10.5 分块组织163

10.6 提供概览164

10.7 面向全球受众组织文档165

第11章 符合专业风格和语气的文档编辑168

11.1 使文档清晰169

11.1.1 避免代词指代不清169

11.1.2 避免模糊的修饰用语170

11.1.3 消除修饰性名词的堆叠170

11.1.4 安排词序实现连贯和强调重点171

11.1.5 尽量使用主动语态172

11.1.6 有选择地使用被动语态173

11.1.7 避免过分臃肿的句子174

11.2 使文档简洁174

11.2.1 避免烦琐的短语175

11.2.2 去除冗余175

11.2.3 避免不必要的重复175

11.2.4 避免句子中的There开头语176

11.2.5 避免某些句子的It开头语176

11.2.6 删去不必要的前言176

11.2.7 避免软弱的动词177

11.2.8 避免过多的介词177

11.2.9 避免名词化178

11.2.10 变否定为肯定178

11.2.11 清除堆砌的单词179

11.2.12 删去不必要的限定语179

11.3 使文档流畅180

11.3.1 整合相互关联的思想180

11.3.2 改变句子结构和长度182

11.3.3 用短句表示特别强调182

11.4 精确用词183

11.4.1 优先使用简单的和熟悉的词183

11.4.2 避免无用的行话184

11.4.3 选择性使用缩略词185

11.4.4 避免陈腐185

11.4.5 避免引起误导的委婉语185

11.4.6 避免夸大其词186

11.4.7 避免不精确的用词186

11.4.8 要明确、具体187

11.4.9 用类比使画面更清晰187

11.5 调整语气188

11.5.1 考虑有时使用缩略形式190

11.5.2 直接对读者讲话190

11.5.3 在适当情况下使用第一人称190

11.5.4 尽量用主动语态191

11.5.5 强调正面191

11.5.6 避免过分非正式的语气191

11.5.7 避免个人偏向192

11.5.8 避免性别歧视用语192

11.5.9 避免所有类型的冒犯用语193

11.6 考虑全球语境194

11.7 用词的法律和道德意义195

11.8 风格、语气、电子邮件196

11.9 有效利用电子编辑工具196

第12章 形象化元素设计201

12.1 为什么形象化元素很重要201

12.2 什么时候使用形象化元素203

12.3 可考虑的形象化元素类型203

12.4 如何正确选择形象化元素205

12.5 表格206

12.6 图解209

12.6.1 柱状图209

12.6.2 线条图212

12.7 图表215

12.7.1 饼图216

12.7.2 组织图216

12.7.3 流程图217

12.7.4 树状图217

12.7.5 甘特图和PERT图218

12.7.6 象形图219

12.8 图示220

12.8.1 各种图221

12.8.2 地图223

12.9 照片224

12.10 视频226

12.11 软件和可下载的图像227

12.11.1 使用软件227

12.11.2 使用符号和图标227

12.11.3 通过网站获得对图形的支持228

12.12 使用颜色228

12.13 道德考虑231

12.13.1 展示真实的图像231

12.13.2 展示完整的图像231

12.13.3 不要误用畸变进行强调232

12.14 文化考虑233

第13章 页面和文档的设计240

13.1 职场文档的页面设计240

13.2 页面设计如何改变文档241

13.3 当今职场需要的设计技巧243

13.3.1 桌面出版243

13.3.2 电子出版243

13.3.3 使用样式表和样式指南243

13.4 适合于读者的文档设计244

13.4.1 页面形式244

13.4.2 单词和字母的样式248

13.4.3 加入强调251

13.4.4 使用标题以便访问和定位252

13.5 页面设计中的受众考虑254

13.6 设计数字文档255

13.6.1 网页255

13.6.2 在线帮助256

13.6.3 Adobe Acrobat和PDF文档256

13.6.4 光盘和其他媒体256

第4篇 文档类型及其应用261

第14章 备忘录261

14.1 受众和目的261

14.2 备忘录的组成和格式262

14.3 备忘录的语气265

14.4 备忘录的常见种类267

14.4.1 资料传递备忘录267

14.4.2 概要或跟踪备忘录268

14.4.3 各种日常备忘录268

第15章 电子邮件和短消息273

15.1 电子邮件的组成部分和格式273

15.2 受众和目的275

15.3 电子邮件的风格、语气、礼节275

15.3.1 个人之间的问题和电子邮件277

15.3.2 使用针对问题的正确工具278

15.4 电子邮件中使用形象化元素278

15.5 电子邮件的道德和法律问题279

15.5.1 版权问题279

15.5.2 隐私问题279

15.6 使用电子邮件的全球性考虑280

15.7 短消息283

第16章 公务信函287

16.1 受众和目的287

16.2 信函的组成、格式、设计元素288

16.2.1 标准组成部分289

16.2.2 可选部分291

16.2.3 格式和设计特征292

16.3 书信的语气294

16.3.1 确立并保持面向“你”的视角294

16.3.2 礼貌而得体294

16.3.3 使用通俗易懂的英语295

16.3.4 确定直接或间接的组织样式296

16.4 全球考虑和道德问题296

16.5 传递坏消息或不受欢迎的信息298

16.6 常用书信类型300

16.6.1 询问信300

16.6.2 诉求信303

16.6.3 推销信306

16.6.4 调整信（对投诉的答复）308

第17章 简历和其他求职材料315

17.1 评估你的技能和素质315

17.2 搜索就业市场316

17.2.1 制定你的策略316

17.2.2 集中搜索目标316

17.2.3 挖掘网上资源316

17.2.4 学会构建联络网316

17.3 简历318

17.3.1 简历的组成318

17.3.2 简历模板320

17.3.3 组织你的简历320

17.3.4 电子简历322

17.4 求职信324

17.4.1 应征求职信325

17.4.2 自荐求职信326

17.5 卷宗、资料汇编、网上档案袋330

17.5.1 卷宗330

17.5.2 资料汇编和网上档案袋330

17.6 面试和跟踪信332

17.6.1 面试332

17.6.2 跟踪信333

第18章 技术定义339

18.1 受众和目的339

18.2 法律、道德、社会、全球含义340

18.3 定义的类型341

18.3.1 插入语定义342

18.3.2 句子定义342

18.3.3 扩展式定义342

18.4 扩展式定义的方法343

18.4.1 词源学343

18.4.2 历史344

18.4.3 否定344

18.4.4 工作原理344

18.4.5 部件分析344

18.4.6 形象化元素345

18.4.7 比较和对照345

18.4.8 要求的条件345

18.4.9 例子345

18.5 哪些情况需要使用扩展式定义346

18.5.1 面向半专业读者的扩展定义346

18.5.2 面向非专业读者的扩展定义346

18.6 将定义放入文档349

第19章 技术性描述、技术指标、营销材料353

19.1 受众和目的353

19.2 技术描述的种类354

19.3 技术描述中的客观性355

19.4 有效描述的构成356

19.4.1 清晰而具有限定性的标题356

19.4.2 适当的详尽程度和技术水平356

19.4.3 形象化元素357

19.4.4 最清晰的描述顺序358

19.5 产品描述提纲358

19.6 需要进行产品描述的一种情况359

19.7 过程描述提纲361

19.8 需要进行过程描述的一种情况362

19.9 技术指标365

19.9.1 技术指标的类型365

19.9.2 受众和目的366

19.10 技术营销材料367

第20章 操作说明和工作程序375

20.1 受众和目的375

20.2 操作说明文档的格式376

20.3 错误的指南及其法律责任379

20.4 有效操作说明的要素379

20.4.1 清晰而限定的标题379

20.4.2 传递信息的目录379

20.4.3 形象化元素380

20.4.4 适当的详细程度和技术水平381

20.4.5 合乎逻辑顺序的步骤384

20.4.6 注意事项和危害告知384

20.4.7 可读性385

20.4.8 有效的设计387

20.5 一个操作说明的提纲388

20.5.1 引言389

20.5.2 主体389

20.5.3 结论389

20.6 需要操作说明的一种情况389

20.7 数字和在线操作说明390

20.8 视频操作说明392

20.9 工作程序393

20.10 操作说明和工作程序的可用性评估395

20.10.1 可用性和读者目的395

20.10.2 评估文档可用性的方法396

第21章 非正式报告401

21.1 信息报告和分析报告401

21.2 进展报告402

21.3 定期工作报告404

21.4 出差报告406

21.5 会议纪要407

21.6 可行性报告409

21.7 建议书410

21.8 论证报告412

21.9 同行评议报告413

第22章 正式分析报告416

22.1 受众和目标417

22.2 典型的分析问题417

22.2.1 因果分析：“为什么X会发生？”417

22.2.2 比较分析：“X还是Y更符合我们的需要？”418

22.2.3 可行性分析：“这是一个好主意吗？”418

22.2.4 组合分析类型419

22.3 有效分析的要素419

22.3.1 清晰确定的问题或目的419

22.3.2 足够而不多余的数据420

22.3.3 准确而平衡的数据420

22.3.4 充分解释数据421

22.3.5 排除个人偏向421

22.3.6 适当的形象化元素422

22.3.7 有效的结论和建议422

22.3.8 自我评估424

22.4 分析报告的一个提纲和样板425

22.4.1 引言425

22.4.2 主体426

22.4.3 结论432

22.5 前置和后续补充内容433

22.5.1 前置内容433

22.5.2 报告正文434

22.5.3 后续内容434

22.6 需要撰写分析报告的一种情况435

第23章 提案452

23.1 受众和目的452

23.2 提案过程453

23.3 提案类型455

23.3.1 计划建议书455

23.3.2 研究项目申请书457

23.3.3 销售建议书458

23.4 有说服力的提案的组成部分460

23.4.1 有预告作用的标题或主题行460

23.4.2 背景信息460

24.4.3 问题陈述461

23.4.4 解决方案461

23.4.5 清晰聚焦于预期获益461

23.4.6 坦诚并能得到支撑的论断461

23.4.7 适当的细节462

23.4.8 可读性462

23.4.9 能与读者沟通的语气463

23.4.10 形象化元素463

23.4.11 易于浏览的页面设计463

23.4.12 设计附件以满足广泛的读者需要464

23.4.13 恰当标注资料来源和贡献者464

23.5 提案的一个提纲和样板464

23.5.1 引言465

23.5.2 主体466

23.5.3 结论468

23.6 需要撰写提案的一种情况469

第24章 口头报告和网络研讨484

24.1 口头报告的优缺点484

24.2 避免口头报告中的失误485

24.3 规划你的报告485

24.3.1 分析你的听众和目标485

24.3.2 分析你的演讲场景487

24.3.3 选择报告的类型487

24.3.4 选择一种报告方式488

24.4 准备你的报告489

24.4.1 对议题进行调研490

24.4.2 简单和精炼490

24.4.3 预计听众的问题490

24.4.4 制定报告大纲490

24.5 规划并创建形象化元素491

24.5.1 决定用什么形象化元素，用在哪里492

24.5.2 创建一个分镜头表492

24.5.3 决定你可以实际创建哪些形象化元素492

24.5.4 准备你的形象化元素492

24.6 选择恰当的形象化媒体493

24.7 使用演示软件495

24.8 做演示报告497

24.8.1 报告预演497

24.8.2 事先检查房间和设置498

24.8.3 培育人文环境498

24.8.4 使听众跟上你的思路498

24.8.5 如何准备不用计算机的形象化元素499

24.8.6 掌控你的演讲风格500

24.8.7 掌握你的演讲场景500

24.9 网络研讨和远程演示502

24.9.1 网络研讨502

24.9.2 幻灯片分享和其他工具503

第25章 网页506

25.1 受众和目的506

25.2 人们如何阅读网页507

25.3 网页写作508

25.4 设计网页510

25.5 创建网站的技巧和有关技术511

25.5.1 用情节脚本规划网站511

25.5.2 网站创建中的团队合作512

25.5.3 使用文字处理和其他软件创建网页512

25.6 网页的全球性考虑512

25.7 道德和法律考虑512

25.7.1 道德考虑513

25.7.2 法律考虑513

第26章 社交媒体516

26.1 受众和目的517

26.2 在科技交流中运用社交媒体517

26.2.1 博客517

26.2.2 维客518

26.2.3 社交网络站点519

26.2.4 求职和专业社交网站520

26.2.5 顾客评议网站520

26.2.6 推特简讯521

26.3 道德和法律考虑522

附录 科技写作参考资料527

附录A 资料引证快速指南527

A.1 做笔记527

A.2 引用他人著作527

A.3 改述他人著作530

A.4 应该标注什么530

A.5 应该怎样标注531

A.6 MLA标注风格531

A.6.1 MLA的括号内标注532

A.6.2 MLA引证的资料条目533

A.6.3 MLA引证的资料页面实例542

A.6.4 关于图A.4的讨论543

A.7 APA标注风格545

A.7.1 APA的括号内标注545

A.7.2 APA参考文献清单中的条目547

A.7.3 APA参考文献清单实例554

A.7.4 关于图A.5的讨论554

A.8 CES和其他编号标注风格556

A.8.1 正文中文献引用的CSE格式556

A.8.2 CSE参考文献条目556

附录B 语法、用法、文章构成快速指南558

B.1 语法558

B.1.1 句子碎片558

B.1.2 流水句559

B.1.3 逗号粘连559

B.1.4 主语和动词不一致560

B.1.5 代词和被指称对象不一致560

B.1.6 悬空或放错位置的修饰词561

B.1.7 平行表达不当562

B.1.8 错误的并列562

B.1.9 错误的主从句563

B.1.10 代词格的错误564

B.2 标点符号564

B.2.1 句点565

B.2.2 问号565

B.2.3 感叹号565

B.2.4 分号565

B.2.5 冒号566

B.2.6 逗号566

B.2.7 撇号569

B.2.8 引号570

B.2.9 省略号570

B.2.10 方括号571

B.2.11 斜体571

B.2.12 括号571

B.2.13 破折号571

B.3 形式方面571

B.3.1 缩略语572

B.3.2 断词（连词符）572

B.3.3 大写572

B.3.4 数字和数值573

B.3.5 拼写574

B.4 用法574

B.5 过渡575

B.5.1 使用过渡表达575

B.5.2 重复关键性单词或短语576

B.5.3 使用预告性表述576

B.6 列表576

B.6.1 嵌入式列表576

B.6.2 垂直列表577

引证的资料579