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第一章 办公室规范管理概述1

第一节 办公室与办公室工作1

一、办公室的概念1

二、办公室的地位和职能1

三、办公室工作的基本任务4

第二节 办公自动化6

一、办公自动化的含义6

二、办公自动化系统建设6

三、办公自动化系统的三个功能层次8

四、办公自动化的软件种类8

第二章 办公室工作职务与人员素养技能10

第一节 工作职务分析概述10

一、工作分析的含义10

二、工作分析的目的和作用10

三、工作分析的内容11

四、工作分析的步骤与方法12

五、工作职位分类14

第二节 工作岗位设置16

一、岗位设置的含义16

二、设置岗位的结构及岗位分类16

三、岗位设置17

四、岗位评价18

第三节 办公室主任及职员的素质结构19

一、办公室主任的要求19

二、办公室主任的职责和任务21

三、办公室主任的工作方法25

四、办公室人员个体素质结构28

五、办公室人员群体素质结构29

第四节 办公室人员基本工作技能30

一、起草文稿30

二、校对31

三、记录及录音整理32

四、打字及电脑文字输入34

第三章 办公室工作计划与工作量化规范管理36

第一节 办公室工作计划管理基础36

一、工作计划的概念36

二、工作计划的性质37

三、工作计划的重要性38

四、办公室工作计划的分类39

第二节 办公室工作计划制定程序与方法和目录41

一、编制工作计划的步骤41

二、制定办公室工作计划的方法42

三、目标管理的基本内容43

四、目标管理基本过程43

第三节 办公室工作时间管理运筹和方法45

一、时间与时间管理的含义45

二、时间的基本特征46

三、办公室时间管理的操作技巧46

四、科学运筹时间策略47

五、时间运筹方法48

第四节 办公室工作量化管理原理与模式49

一、量化管理的含义49

二、量化管理的表现形式49

三、工作量化管理与工作效率的关系50

四、定性与定量原理51

五、测量与评定原理51

六、动态与静态原理51

七、打分法52

八、模式计算法53

九、综合定额法53

第五节 办公室人员职业能力测评55

一、办公室人员职务分类55

二、测评要素56

三、测评要素设计方法和原则57

四、测评标准58

五、计量与评价60

六、测评步骤61

第四章 办公室信访、接待与印信工作规范管理63

第一节 信访工作概述63

一、信访工作的含义63

二、信访工作的特点与作用63

三、信访工作的任务64

四、信访工作机构的设置65

五、信访人与信访问题分类65

第二节 办理群众来信66

一、接收66

二、阅信66

三、登记67

四、转办67

第三节 接待群众来访68

一、热情接待来访群众68

二、登记与归口68

三、恰当处理69

四、检查落实70

第四节 办理信访案件70

一、办理信访案件的含义70

二、立案范围70

三、立案程序71

四、处理信访案件的程序71

五、办案中应注意的问题72

六、信访档案的利用和保密72

第五节 印章管理72

一、印章的概念72

二、印章的作用73

三、印章的种类73

四、印章的使用74

第六节 印章的刻制与颁发75

一、印章的制发权75

二、印章的刻制75

三、印章的颁发与启用76

四、印章的停用与缴销77

五、废印章的存档和销毁77

第七节 印章、印证的管理与使用78

一、印章的保管78

二、用印要求78

三、印章使用时的注意事项80

四、介绍信的管理与使用80

五、凭证的管理与使用81

第五章 办公室协调工作与外事工作规范管理83

第一节 办公室关系协调的基础83

一、协调工作的含义与特点83

二、协调工作的要求与类型84

三、协调工作的方法87

第二节 协调工作规范操作与技巧89

一、开会过程中的协调89

二、计划制定工作中的协调90

三、制度协调与公务协调91

四、情况协调与面商协调91

五、公文处理工作中的协调92

六、协调工作的六字要诀93

七、机构内部人际关系协调的技巧95

八、协调工作中的语言技巧98

第三节 外事工作概述100

一、外事工作的含义100

二、外事工作的地位和性质100

三、外事工作人员守则101

四、外事活动仪式102

第四节 外事邀请与接待103

一、邀请前的准备103

二、接待准备104

三、礼宾礼仪104

四、参观游览与观看文艺演出107

五、生活保卫108

第五节 外事洽谈与出访108

一、意向性洽谈108

二、签约性洽谈110

三、外事洽谈的特点111

四、提出派遣计划与确定出国人选112

五、申领出国护照与办理出入境手续112

第六章 办公室信息与统计工作规范管理116

第一节 信息沟通概述116

一、信息沟通的含义116

二、沟通的种类116

三、信息工作在办公部门的地位119

四、办公室人员与信息沟通119

五、信息工作的要求120

六、信息工作的程序121

第二节 办公室信息沟通的技巧125

一、说话的技巧125

二、聆听的技巧125

三、处理沟通障碍的技巧126

四、沟通联络的控制128

第三节 办公室信息沟通的输入与输出管理129

一、信息的输入管理129

二、信息的输出管理130

第四节 办公室统计工作基本环节与分析131

一、办公室统计设计132

二、办公室统计调查132

三、办公室统计整理133

四、相对分析134

五、动态分析135

第七章 办公室会务与提案工作规范管理137

第一节 会议工作概述137

一、会议的含义137

二、会议的分类137

三、会议的特点139

第二节 会前准备工作140

一、确定会议名称140

二、确定会议时间141

三、确定会议地点141

四、确定与会人员141

五、会议议题的确定142

六、制发会议通知142

七、会议议程、日程与程序的确定143

八、组织会议报到143

九、拟制编组名单144

十、准备会议文件145

第三节 会议管理工作145

一、会议管理方法145

二、会间组织服务工作146

第四节 会后事项处理工作147

一、整理会议记录147

二、印发会议纪要148

三、安排与会人员离会148

四、会议文件和立卷归档148

五、会议决定事项的传达与催办149

六、会议新闻报道150

七、会议财务决算150

八、总结会议工作151

第五节 议案、建议和提案151

一、议案、建议和提案的概念151

二、议案、建议、提案的区别152

三、议案、建议、提案的意义153

第六节 办理建议、提案的原则和要求154

一、加强对建议和提案办理工作的领导154

二、办理建议、提案要认真负责154

三、各承办单位要主动配合155

四、加强同建议人、提案人的联系155

五、重视和加强调查研究155

六、认真写好答复意见155

第七节 办理建议、提案的程序和方法156

一、分发156

二、承办156

三、审核156

四、答复156

五、上报157

第八章 办公室文书与档案工作规范管理158

第一节 文书管理概述158

一、文书的概念和特点158

二、文书工作的概念和特点159

三、文书管理工作的任务160

四、公文行文制度160

第二节 公文的撰写技巧162

一、公文主旨的确立和表现162

二、公文材料的选取和使用163

三、公文结构和安排164

四、公文的表述方式167

五、公文的语言运用168

第三节 收文处理169

一、收文处理工作的内容169

二、签收文件应注意的问题170

三、拆封注意事项170

四、收文登记注意事项171

五、拟办与批办173

六、分发文件注意事项175

七、组织文件传阅175

八、收文承办工作176

九、收文催办工作177

十、收文办复工作178

第四节 发文处理179

一、发文处理工作内容179

二、拟稿179

三、文稿要经部门领导审阅182

四、组织文稿的会签工作182

五、核稿183

六、公文签发184

七、发文字号编制185

八、公文印制186

九、公文的加印187

十、公文的发放188

十一、公文的注办189

第五节 文书立卷189

一、应立卷的文书材料189

二、文书立卷的程序190

三、卷内文件目录登记191

第六节 档案管理工作概述191

一、档案的特点191

二、档案工作的含义192

三、档案管理工作的内容192

四、档案管理工作的性质193

第七节 档案收集工作194

一、收集工作在档案管理工作中的重要地位194

二、档案收集工作的内容195

三、档案收集工作的要求195

四、档案收集工作的特点196

第八节 档案整理工作196

一、档案整理工作的内容196

二、档案整理工作的作用197

三、档案整理工作的原则198

四、文书档案的整理方法199

第九节 档案的保护与利用201

一、档案保护的任务201

二、档案保护的方法203

第九章 办公室安全保密与值班工作规范管理205

第一节 办公室安全、保卫与保密工作205

一、办公室安全工作的特点205

二、办公室安全工作重点206

三、办公室安全工作纪律和保密环节206

四、办公室保卫工作的含义207

五、办公室保卫工作的特点和内容207

六、保卫人员的职业道德208

七、保密工作的重要性209

八、保密工作的方针和特点209

九、保密工作的机构及职责211

第二节 办公室安全保密措施212

一、文件保密工作的措施212

二、会议保密工作的措施213

三、通信保密工作的措施214

四、科技保密工作的措施215

五、宣传报道方面的保密工作措施215

六、经济情报保密工作措施216

七、电子计算机保密措施216

八、涉外保密工作的措施217

第三节 值班工作概述218

一、值班工作的含义218

二、值班室的职能218

三、值班工作的特性218

四、值班工作的要求219

五、值班工作的任务220

第四节 值班制度和值班安排221

一、值班制度221

二、值班工作安排222

三、值班工作记录223

四、交接班工作223

第五节 值班所遇问题的处理224

一、对假签名手印的鉴别224

二、对假亲属的鉴别224

三、对假凭证的鉴别224

四、对假印信的鉴别225

五、几种特殊电话的处理225

第十章 后勤服务工作分析与规范管理227

第一节 后勤服务工作概述227

一、后勤服务工作在办公室工作中的地位227

二、后勤服务工作的特性227

第二节 后勤服务工作的基本要求228

一、必须具备负责精神228

二、必须具备实干精神228

三、必须具备勤俭精神228

四、必须具备奉献精神228

第三节 后勤服务工作的任务229

一、财务管理229

二、房产管理237

三、办公用品管理238

四、机关环境管理238

五、车辆管理239

六、公共服务部门管理240